Assistant.e des responsables - MDS de Saint-Jean - MDS de St-Jean - Le Conseil départemental de la Haute-Garonne

Description de l'offre

Référence : 2024/101

Catégorie : Catégorie B

Cadres d'emplois : rédacteurs

Direction : Direction Territoriale des Solidarités - Nord Toulousain

Grandes lignes d'activité du service

Affirmer le rôle du Conseil Départemental comme chef de file de l’action sociale.

Garantir la mise en œuvre de la politique départementale de solidarité auprès des usagers et habitants.

Assurer au niveau local la relation avec les partenaires.

Animer le projet social de territoire et favoriser le développement social local.

Enjeux et objectifs du poste

Assister le•la responsable de la MDS et son•sa (ses) adjoint•e(s) en termes d’organisation, de gestion administrative, de communication, d’accueil et de suivi des questions logistiques.

Assurer les interfaces administratives avec les directions de missions et les partenaires

Missions principales 

Organisation de la vie professionnelle des responsables
- Assurer et organiser le secrétariat
- Gérer les agendas et organiser les réunions, en fonction des
priorités et échéances (convocations, réservations de salle,
préparation de dossiers…)
- S’assurer du bon déroulement et de la préparation des
réunions organisées par la MDS
- Organiser les déplacements
- Vérifier en lien avec les responsables la mise en oeuvre des
consignes de travail et l’application des procédures
administratives définies au niveau départemental

Planification, coordination et suivi de dossier
- Assister le responsable en réunions,
- Concevoir et rédiger des courriers, comptes rendus, notes…
- Préparer différents dossiers (recherche d’information,
rédaction, synthèse…) en assurer la coordination et le suivi.
- Concevoir et mettre à jour des outils de suivi, des tableaux de
bord, assurer un suivi statistique de l’activité de la MDS et en
rendre compte
- Assurer la gestion de dossiers et courriers sensibles
- Concevoir et assurer le suivi des plannings

Participation à la communication de la MDS
- Recevoir, enregistrer, trier et suivre le courrier et les
parapheurs…
- Rechercher et diffuser des informations (documentation
sociale…)
- Rappeler les informations importantes

Référent RH/logistique/informatique de la MDS en lien avec la
DTS et la Mission Pilotage et Ressources :
Faire remonter au(x) assistant(s) administratif(s) de DTS :
- les terrains de stages, les demandes de formations (payantes
ou non), les demandes spécifiques liées aux déplacements
Faire remonter au pôle coordination logistique du service de la
Mission Pilotage et ressources les besoins de réaménagements,
de réparations importantes.
Informer le service coordination informatique de la Mission
Pilotage et Ressources de la DGDA territoires et Action Sociale
de proximité des changements de référents de la MDS pour mise
à jour des droits informatiques
Transmettre aux Directions support (DSIN, DCP) les besoins
informatiques, les besoins de petit matériel, les commandes de
tampons,…
Planifier la gestion de l’utilisation du(des) véhicules de service de
la MDS

Missions secondaires

Conditions particulières d'exercice

Savoirs et savoirs faire opérationnels

SAVOIRS

Connaissance de l’environnement administratif, institutionnel et politique  Connaissance des outils de communication

Notions de l’environnement professionnel du domaine d'activité

Connaissance des règles de l’expression orale et écrite

Connaissance formalisme des documents administratifs courants

Maîtrise des règles d’organisation du travail et de gestion du temps

SAVOIR-FAIRE OPERATIONNELS

Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs (maîtrisé)

Utiliser l’outil informatique et bureautique (acquis)

Hiérarchiser les priorités en cas d’urgence (acquis)

Synthétiser et rédiger des documents, des rapports, des comptes rendus (Notions)

Proposer des solutions, anticiper les demandes (acquis)

Travailler en équipe, transversalité, partenariat et/ou équipe pluridisciplinaire (acquis)

Aptitudes personnelles

Rigueur et méthode

Organisation

Relationnel

Distanciation

Réactivité

Adaptabilité

Disponibilité

Esprit d’initiative

Discrétion

Confidentialité

Respect d’autrui et écoute

Travail en équipe

Lieu de travail : Saint-Jean, Occitanie, FR

Lieu d'affectation : MDS de St-Jean

Niveau d'étude :

Date limite de dépôt de candidature : 28/04/2024

Personne à contacter : Caroline CALAS

Téléphone : 0534331239