Assistant.e administrif.ve à la Direction des Routes - Laboratoire Départemental des Routes - Le Conseil départemental de la Haute-Garonne

Publiée le: 3/14/2024

Résumé de l'offre

Description de l'offre

 



Assistant.e administrif.ve à la Direction des Routes

Référence : 2024/088

Catégorie : Catégorie C

Cadres d'emplois : adjoints administratifs

Direction : Direction adjointe des routes - Techniques et prospective

 

Grandes lignes d'activité du service

La Direction des Routes a en charge l’exploitation, l’entretien et l’investissement sur le réseau routier
départemental.

La DR est organisée en trois Directions Adjointes :
- La Direction Adjointe des Actions Territoriales Sud
- La Direction Adjointe des Actions Territoriales Nord
- La Direction Adjointe Techniques et Prospectives

 

Enjeux et objectifs du poste

Assister le chef ou la cheffe de service en termes de gestion des affaires, de suivi des dossiers,
d’organisation, de communication et de suivi de qualité.

 

Missions principales 

Au sein du Laboratoire Départemental des Routes, vous aurez pour missions principales : 

Secrétariat :
- Assurer le secrétariat du service : organiser, préparer les réunions, trier, classer et archiver les dossiers
- Rédiger des compte-rendu de réunions (réunion de dialogue, de service, réunions qualité et hygiène et sécurité…)

Suivi qualité :
- Garantir le respect des procédures organisationnelles mises en place dans le système qualité
- Mettre à jour les documents qualité avec le ou la responsable qualité et/ou le chargé de la qualité du laboratoire (documents qualité, normes et procédures…)
- En collaboration avec les techniciens et techniciennes du laboratoire, suivre administrativement la méthodologie et la maintenance préventive des matériels (programmation des interventions et suivi des prestataires), les conditions d’ambiance des salles d’essais (impression des courbes et gestion des alertes), les consommables et les déchets (consultations des fournisseurs, déclenchements et suivis des enlèvements, rédaction des commandes et enregistrements qualité correspondants).
- Réaliser une veille normative grâce à l’outil métier du Laboratoire en lien avec les techniciens et techniciennes.

Suivi financier :
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi comptables (saisie des dépenses et recettes sur Excel)
- Suivre les dépenses d’investissement et de fonctionnement (évaluation des fournisseurs en collaboration avec les techniciens et techniciennes, rédaction des commandes, réception et enregistrement qualité)
- Mettre à jour le suivi des prestations réalisées par l’équipe par rapport aux objectifs fixés

Suive des affaires :
- Saisir tous les chantiers validés budgétairement sur l’outil métier WIL
- Envoyer les rapports aux clients après les diverses validations
- Trier, classer et archiver les documents envoyés

 

Missions secondaires

 

Conditions particulières d'exercice

- Télétravail possible sous réserve de nécessité de service 
- Possibilité d’exercer des missions en dehors des plages horaires habituelles
- Relation avec des interlocuteurs variés

 

Savoirs et savoirs faire opérationnels

Savoirs :
- Environnement administratif, institutionnel et politique 
- Outils de communication
- Techniques de rédaction des documents administratifs 
- Règles de l’expression orale et écrite 
- Principes de gestion administrative des dossiers 
- Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique 

Savoir-faire :
- Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs 
- Utiliser l'outil informatique et bureautique 
- S’organiser et gérer son temps 
- Mettre en œuvre des procédures et décisions administratives 
- Synthétiser et rédiger des documents, des études, des rapports, des comptes
rendus
- Rechercher et transmettre des informations fiables Notions

 

Aptitudes personnelles

- Adaptabilité
- Réactivité
- Relationnel
- Autonomie
- Respect et écoute
- Méthode et rigueur
- Organisation
- Travail en équipe
- Discrétion/ Confidentialité
- Esprit d’initiative
- Disponibilité
- Pédagogie

 

 

Lieu de travail : Portet-sur-Garonne, Occitanie, FR

Lieu d'affectation : Laboratoire Départemental des Routes

Niveau d'étude :

Date limite de dépôt de candidature : 13/04/2024

Personne à contacter : Lea SICART

Téléphone :