Secrétaire de mission en Maison des Solidarités - MDS de Saint Gaudens - Le Conseil départemental de la Haute-Garonne

Publiée le: 11/28/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

 



Secrétaire de mission en Maison des Solidarités

Référence : 2019/terr-3/015/1

Catégorie : Catégorie C

Cadres d'emplois : adjoints administratifs

Direction : Direction Territoriale des Solidarités du Comminges Pyrénées

Direction adjointe ou service : Maison des Solidarités du Conseil départemental 31 de Saint-Gaudens

Secteur :

 

Grandes lignes d'activité du service



Mise en œuvre des compétences du Conseil Départemental en matière sociale et médico-sociale.

 

Enjeux et objectifs du poste

Réaliser des activités administratives dans le cadre de la mise en œuvre de la politique d’action sociale et médico-sociale du Conseil Départemental, pour les missions d’Aide Sociale à l’Enfance (ASE), d’action sociale, d’action médico-sociale, de Protection Maternelle et Infantile (PMI).

Assurer l’accueil généraliste de la MDS.

 

Missions principales 

Accueil de la mission

Accueil physique et téléphonique des usagers:

  • Renseigner et orienter les usagers: identifier la demande, rechercher les usagers dans le logiciel IODAS, apprécier les besoins des usagers, orienter vers le travailleur social ou médico-social
  • Donner les Informations relatives à l'organisation de la MDS (horaires des plages d’accueil  social,…)
  • Prendre les rendez-vous

 

Gestion administrative de la mission

Traitement de la demande des usagers

  • Renseigner sur les dispositifs, instruire, aider à remplir les formulaires, assurer le suivi des pièces justificatives

 

Organisation de la vie professionnelle des travailleurs sociaux et médico-sociaux:

  • Gérer les agendas
  • Assurer la préparation matérielle des réunions (convocations, réservations de salle, préparation de dossiers,…).

 

Renseigner les tableaux de bord de suivi de l’activité

 

Gestion administrative des dossiers :

  • Enregistrer, constituer et actualiser les dossiers
  • Instruire les demandes des aides financières
  • Rechercher et vérifier les pièces, saisir les informations…
  • Saisir et mettre à jour les données relatives aux usagers
  • Transmettre les dossiers pour instruction
  • Saisir et mettre en forme tous types de documents (rapports, courriers, …)
  • Trier, classer et archiver des dossiers

 

Gestion du courrier

  • Orienter le courrier de la mission
  • Préparer des courriers-type

 

Accueil généraliste

 

  • Assurer les tâches d’accueil physique et téléphonique en collaboration avec l’ensemble des agents de la Maison des Solidarités afin de veiller à la qualité de l’accueil et de diminuer l’expression de comportements agressifs.

 

Missions secondaires

  • Apporter sa contribution au projet de service et au projet social de territoire du diagnostic jusqu’à l’évaluation.

 

Conditions particulières d'exercice

Déplacements sur les différents sites de la Maison des Solidarités, en fonction des besoins.

 

Savoirs et savoirs faire opérationnels

Connaissance de l’environnement administratif, institutionnel et politique   

Notions des outils de communication

Connaissance des règles d’organisation du travail et de gestion du temps

Connaissance des règles de l’expression orale et écrite

Maîtrise des règles administratives des dispositifs sociaux

Connaissance des dispositifs d’aide sociale et acteurs médico-sociaux et éducatifs

 

Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs (acquis)

Utiliser l'outil informatique et bureautique (acquis)

Hiérarchiser les priorités en cas d’urgence (notions)

Utiliser les techniques de secrétariat (maîtrisé)

Synthétiser et rédiger des documents, des études, des rapports, des comptes rendus (acquis)

Travailler en équipe, transversalité, partenariat et/ou équipe pluridisciplinaire (acquis)

 

Aptitudes personnelles

Sens du service public

Méthode et rigueur

Organisation

Relationnel

Réactivité

Adaptabilité

Esprit d’initiative

Discrétion

Confidentialité

Respect d’autrui et écoute

 

 

Lieu de travail : Saint-Gaudens, Occitanie, FR

Lieu d'affectation : MDS de Saint Gaudens

Nombre de postes : 3

Personne à contacter : Félicia FRANCESCHIN

Téléphone :

Date limite de dépôt de candidature :